Filer Or Piler

Ben jij een “Filer” of een “Piler”? Met andere woorden klasseer je alles zorgvuldig (om het dan nooit meer te bekijken) of smijt je alles op een hoopje op je bureau? Diep in mijn binnenste wil ik een filer zijn. Geef mij een kast met mappen en ik maak er een 43 folder systeem in. Geef mij een fichedoos en ik sorteer alles volgens alfabet. Alleen, ik heb geen fysieke documenten om te sorteren. De weinige die ik heb steken er al enkele jaren in en zou ik eigenlijk beter weggooien.

Ik denk dat ik dus gewoon een piler ben. De drie uitgeprinte mails met instructies voor een vrij ingewikkeld wekelijks wederkerend taakje en een analysedocument of twee liggen gewoon op mijn bureau. Niet perse op een hoopje, het zijn er zo weinig dat ik ze ook langs elkaar kan leggen. In mijn Windows verkenner gebruik ik eigenlijk dezelfde logica. Ik sorteer steeds volgens datum. Dat wat van boven ligt is waarschijnlijk het belangrijkste, en dus gemakkelijk bereikbaar. Reden te meer om te denken dat ik een piler ben.

In mijn browser scherm is het nochtans anders, daar werk ik met tabs, en niet met vensters. Tabs lijken dan weer het werkinstrument van een filer te zijn. Ik ben ze dus gewoon allebei. Een Filer en een Piler. Rommelig en geordend. Geordend rommelig. Geïndexeerde wanorde.

En wat gebruik jij? Vensters of tabs?

Mind Performance Hacks

Lifehackers opgelet! Er is weer een gratis boek te downloaden. Dit keer gaat het over “Mind Performance Hacks“.

Altijd cool om dingen te lezen die je misschien niet slimmer maken, maar die je slimmer doen overkomen.

Uit respect voor de natuur gaan we deze PDF NIET zelf afdrukken. Wil je toch een hardcopy in handen omdat je niet graag op je laptop leest, of geen e-reader hebt, koop dan het boek via dezelfde pagina. Voor 17 euro kan je het niet zelf kunnen printen en bundelen.

Overvolle Mailbox

Een weekje vakantie nemen tijdens de tweede week van de Paasvakantie (4 dagen) was dit keer genoeg om mijn mailbox te laten uitzien alsof ik 3 weken afwezig was geweest. Twee dagen werken en dan opnieuw een dag afwezig. Mijn mailbox zag er weer uit alsof ik een week was weggebleven. De dag na mijn afwezigheid zat ik een halve dag vast in een meeting. Resultaat: een mailbox alsof ik 2 dagen niet was komen werken. En daar zat geen enkel spam mailtje tussen.

Meestal heb ik met het opkuisen van mijn mailbox geen problemen, maar deze keer was het wat anders. Er zat een email tussen over de status van een project met actiepunten en vragen, gestuurd naar een hele rits geadresseerden. Als die dan allemaal de reply to all knop gebruiken en enkel en alleen hun vraag beantwoorden of hun status doorgeven, dan valt dat nog mee. Maar als iedere opgeloste vraag ook nog eens andere vragen oproept met nog meer mensen in cc, dan is dat een ander verhaal. Niet noodzakelijk, maar als niemand de moeite doet om de onderwerpregel te veranderen, dan ben je wel een tijdje bezig met de voor jou relevante dingen uit te filteren.

Google Mail Goggles

Google heeft een nieuwe feature voor Google Mail: Goggles. Speciaal voor zatlappen met dikke vingers (van uw dikke tong zullen ze niks merken in een email). Dus voordat je een emailtje kan sturen moet je enkele simpele rekensommetjes oplossen, binnen een vooraf in te stellen tijd (standaard 60 seconden). Per default verschijnt deze optie alleen op vrijdag- en zaterdagavond, maar andere tijdstippen zijn ook in te stellen. Om gebruik te kunnen maken van Goggles moet je dit activeren in de “Labs” sectie van je instellingen.

Help… Ik kan die instellingen niet vinden… Iemand een idee?

De optie Labs vind je alleen wanneer je je taal in het Engels hebt staan, niet wanneer je taal als Nederlands is ingesteld.

Niet dat ik die Goggles functie nodig zal hebben, want ik ben zeer zelden dronken, maar ik moet wel toegeven dat ik een rule heb in outlook die al mijn professionele mails een minuutje tegenhoud.
Altijd handig wanneer er heftige discussies per mail gevoerd worden.

Upgrade Your Life

Lifehacking.nl kondigt vandaag hun nieuw lifehacking boek aan: Upgrade Your Life. Het boek is een vertaling van het gelijknamige boek van Gina Trapani, van Lifehacker.com en zal zoals het eerste boek 19,95 € kosten, maar ook gratis te downloaden zijn.

Je moet daarvoor wel je naam en email gegevens achterlaten, maar ze beloven dat ze die gegeven enkel gebruiken om je op de hoogte te houden waar en wanneer je het boek kan downloaden.

Email Lifehacks: Kanttekening

Ik postte al eerder over mijn twee favoriete email lifehacks, en ben er nog steeds erg tevreden mee. Alleen moet ik er toch even een kanttekening bij maken.

De laatste weken is het erg druk op het werk. Mede doordat ik mij als vrijwilliger heb opgegeven om een ander team bij te staan met mijn technische kennis, maar vooral omdat we een vrij grote roll-out proberen uitgerold te krijgen. Zoals altijd zijn er in het begin weinig problemen, maar stapelen die zich op tijdens de laatste dagen van de validatie periode.

Even naar het toilet gaan geeft net hetzelfde gevoel als terugkomen van vakantie: een volle inbox. Gelukkig worden de to: en cc: velden door de meeste emailers consequent ingevuld, en heb ik vlug zicht op het aantal zaken waarvoor ik actie moet ondernemen. Met de lifehack om mails, waarin ik in cc: sta, in het blauw te zetten ben ik dan ook zeer tevreden.

Maar de lifehack om de emailnotificaties uit te zetten heeft er al een paar keer voor gezorgd dat ik hetzelfde antwoord geef aan een hele resem to: en cc: mensen, een aantal minuten nadat iemand anders dat ook al gedaan heeft. Gelukkig heb ik, doordat ik niet constant gestoord word door email popups, en doordat ik vrij kalm kan blijven in stress situaties, steeds een veel uitgebreidere en correctere probleemanalyse, met bijpassende conclusie kunnen versturen.

Zo waren mijn mails toch niet helemaal nutteloos. Voor de projectmanagers zullen de details een worst wezen, maar de technische mensen zitten veel vlugger op het juiste spoor om de problemen op te lossen.

Conclusie: je emailnotificaties uitzetten is een goede lifehack, maar als je vlug en minder gedetailleerd wilt antwoorden, kijk je voor het verzenden van je email best even je inbox na.

Mijn Favoriete Email Lifehacks

Ik heb tijdens mijn verlof het boek “100 lifehackingtips om prettig en efficiënter te werken” gelezen. Je kan het vinden in de beter boekhandel of gratis downloaden via:
http://lifehacking.nl/algemeen/download-nu-gratis-het-lifehacking-ebook/.

Twee van de hacks uit dat boek heb ik na mijn verlof meteen toegepast.

Om te beginnen heb ik via de outlook opties ervoor gezorgd dat ik geen melding meer krijg van nieuwe emails. http://lifehacking.nl/windows/zet-je-outlook-opties-uit/. Hetzelfde heb ik gedaan met mijn Mail For Exchange op mijn gsm. Vanaf nu beslis ik wanneer ik naar mijn emails kijk! Het klinkt misschien ontzettend stom, maar je kan je niet inbeelden hoeveel rust je hiermee kan creëren. Doordat je niet constant gestoord wordt kan je rustig en efficiënter blijven werken waaraan je bezig bent. Wanneer je iets hebt afgewerkt kan je nog steeds kijken naar je inbox, en dan je mails pas behandelen volgens het GTD systeem.

En ten tweede heb ik alle mails waarvan ik enkel in CC (Carbon Copy) sta een blauw kleurtje gegeven. Wanneer je in CC staat verwacht de afzender van jou immers toch geen actie, dus kan je in één oogwenk zien hoeveel van de mails in je inbox een actie van jou verwachten. Zijn ze allemaal blauw, dan kan je rustig met iets anders beginnen, zonder zelfs ook maar moeite te doen om de onderwerpen te lezen.
http://lifehacking.nl/windows/alleen-geccd-dan-graag-een-andere-kleur/

Post-it Hack

Eigenlijk mag ik de naam Post-it Hack niet gebruiken, want Post-it is een merknaam, en die geel papierkes die ik gebruik, zijn geen echte Post-it’s. Maar ja, je kan het vergelijken met Pritt en Frigo, ook merknamen die we dagelijks gebruiken wanneer we een kleefstift of een koelkast bedoelen.

We zijn af aan het dwalen, deze post gaat niet over correct taalgebruik, maar over een manier om mooi recht te schrijven op een Post-it geel zelfklevend papiertje.

Het moet niet altijd ingewikkeld zijn hé. Steek gewoon een geruit of gelijnd papiertje achter het eerste post-it blaadje van je post-it blok. Omdat de post-it’s doorschijnen zie je de lijntjes nog goed en kan je ze gebruiken om je te laten leiden bij het schrijven.

Maar wie zou nu mooi recht op een post-it willen schrijven? Een post-it is toch maar om vlug iets op te krabbelen, en dan ergens in het zicht te hangen.

Of is dat iets voor een GTD / Moleskine gebruiker die zijn aantekeningen soms wil kunnen herordenen?